Ведение кадрового учета

Услуги кадрового делопроизводства: оформление приема на работу; внутреннее перемещение работников; увольнение; регулирование отношений между руководителем и сотрудниками; организация трудового процесса.	Постановка кадрового документооборота: разработка внутренней нормативной базы; подготовка штатного расписания для каждой трудовой единицы; подготовка трудовых соглашений; разработка форм по личному составу оформление карточек Т-2; подготовка внутренних приказов.
Основные документы делопризводства: штатное расписание; распоряжения по личному составу (на прием, перевод сотрудников) кадровые приказы по предприятию; оформленные карточки Т-2; личные и коллективные трудовые соглашения с персоналом.	Документы необходимые при определенных условиях: коллективный договор; положение о командировках; положение об аттестации работников.

Прием на работу. При поступлении на работу работник должен написать заявление, где указывает дату, с которой приступает к работе, и свою будущую должность. Типового бланка для такого заявления не предусмотрено. На основании заявления составляется приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме N Т-1(если на работу принимают нескольких работников, приказ составляют по форме N Т-1а). Приказ составляют в одном экземпляре, печать на нем не ставится. Условия приема на работу и характер предстоящей работы могут быть различными:постоянно, по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для выполнения определенной работы и др.
После того как приказ подписан руководителем (или уполномоченным лицом), работник должен обязательно ознакомиться с приказом и расписаться в нем, указав дату.
Согласно трудовому законодательству с работником заключают трудовой договор, его составляют в двух экземплярах: один передают работнику, другой остается в организации (в этом экземпляре должна содержаться запись о том, что работник получил экземпляр договора).
На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2) и открывается лицевой счет работника форма N Т-54). Если работник впервые устраивается на работу, трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель (ст. 65 ТК РФ).
После того как составлен приказ о приеме работника, заполняется личная карточка работника (форма N Т-2).
Личная карточка заполняется на основании данных следующих документов работника:

• - трудовой книжки;
• - паспорта;
• - военного билета;
• - документа об окончании учебного заведения;
• - страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• - свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

Общий стаж рассчитывают как сумму всего отработанного времени, но при этом периоды, в которые работник не работал, не учитываются.
Непрерывный стаж - это период работы в одной организации. При переходе с одного места работы на другое непрерывный стаж сохраняется, если перерыв в работе не превысил одного месяца (в некоторых случаях этот срок может быть больше).
Порядок определения стажа, дающего право на получение надбавки за выслугу лет, должен быть установлен в трудовом договоре с работником или в утвержденном на предприятии положении об оплате труда.

Перевод сотрудника. Переводом считается поручение работнику работы:

• - не соответствующей его специальности или квалификации;
• - в другой организации;
• - в другой местности.

Если сотрудника переводят по инициативе администрации, подтверждением его согласия на перевод служит собственноручная подпись работника "С переводом согласен" на приказе о переводе. Если работа, на которую работник временно переведен, оплачивается выше, чем его постоянная работа, ему должна выплачиваться зарплата исходя из условий по новому месту работы. Если же временная работа оплачивается ниже, то размер заработной платы не должен быть ниже среднего заработка работника по прежнему месту работы.

Контроль за соблюдением режима. Для контроля за соблюдением режима рабочего времени и начисления заработной платы при повременной оплате труда применяют табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-1). Эта форма применяется в случае, если учет рабочего времени ведут вручную. Если учет рабочего времени ведут с применением средств вычислительной техники, применяется табель учета использования рабочего времени по форме N Т-13. В табеле отмечают фактически отработанные часы и дни, указывают время болезни и отпуска, а также причины неявок на работу по каждому работнику, состоящему в штате организации. Если работник трудится в организации по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или поручения), учет его рабочего времени не ведется. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня делают на основании соответствующих документов ( на основании листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных обязанностей и т.д.). Табель заполняют в одном экземпляре на каждый календарный месяц.Условные обозначения отработанного или неотработанного времени приведены на титульном листе формы N Т-12.Табель можно вести двумя способами:

• в табеле регистрируют явки или неявки на работу;
• в табеле регистрируют только отклонения от нормального режима работы, предусмотренного в организации (неявки, опоздания и т.п.).

Если начисление заработной платы отражают в отдельном документе (например, в расчетно-платежной ведомости), то в табеле заполняют только раздел "Учет использования рабочего времени". Табель подписывает руководитель малого предприятия или работник кадровой службы, а по окончании месяца табель передают для расчета заработной платы.

Временный трудовой договор. Организация может заключить с работником трудовой договор на время выполнения определенной работы. После того как работа будет выполнена, представитель организации должен принять ее результат. После этого с работником производят расчет. Прием-сдача работы, выполненной работником по трудовому договору, который был заключен на время выполнения определенной работы, оформляют специальным актом (форма N Т-73). Этот акт можно применять при приемке работ как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору (по договору подряда или поручения). Акт составляет работник, ответственный за приемку выполненных работ, в двух экземплярах. Один экземпляр передают работнику, выполнившему работу, второй экземпляр - для расчета заработной платы. В строке "Срок действия договора " указывают даты заключения и окончания действия договора. Эти данные будут учитываться при исчислении среднесписочной численности работников. Акт подписывают сотрудник, выполнивший работу, и руководитель предприятия, который принял ее результат.

График отпусков. Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год применяется график отпусков (форма N Т-7). График составляют в начале каждого года, в нем указывают время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя малого предприятия в график отпусков вносятся соответствующие изменения. При этом в графах 8 и 9 графика указывают основание переноса отпуска ( производственная необходимость, просьба сотрудника и т.д.) и период, на который он переносится. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, нет необходимости требовать от работника заявления с просьбой о предоставлении отпуска. На основании графика отпусков кадровая служба оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6). Если отпуск предоставляется нескольким работникам, приказ составляется по форме N Т-6а. На основании приказа в личной карточке работника делают соответствующие отметки (вид отпуска, его продолжительность, даты начала и окончания отпуска).

Расчет и выплата заработной платы. Расчет и выплату заработной платы отражают в расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 или в двух ведомостях: по форме N Т-51 "Расчетная ведомость" отражают начисление зарплаты, по форме N Т-53 "Платежная ведомость" - выплату. При применении формы N Т-49 другие расчетные и платежные документы не составляются.Какие ведомости использовать, предприятие решает самостоятельно.

Лицевой счет. Предприятия должны вести лицевые счета (формы N 54 и Т-54а) своих сотрудников. В них отражаются сведения о заработной плате, об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот (налоговых вычетов), удержания из заработной платы и т.д. Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением вычислительной техники.Лицевой счет открывают на один календарный год на каждого сотрудника организации.